Поделиться
4 самых популярных процесса для оптимизации с помощью BPM-систем назвали аналитики Market.CNews
Оптимизация бизнес-процессов — это один из самых эффективных способов сократить текущие расходы, повысить скорость и точность работы предприятия. Прирост скорости рабочих процессов означает, что компания сможет быстрее проходить операционный и финансовый циклы, а значит — увеличивать прибыль и минимизировать издержки. Благодаря этому затраты на внедрение BPM-систем быстро окупаются. Аналитики Market.CNews назвали процессы, с которых проще всего начать внедрение BPM-систем.
Для крупных предприятий внедрение BPM-систем зачастую остается единственным способом, позволяющим непрерывно развиваться в условиях резких изменений рынка, вызванных нестабильной экономической ситуацией в мире и стране. Бизнес-процессы — это один из важнейших ресурсов компании, от которого зависит буквально все. Неправильно выстроенные процессы могут в короткие сроки разорить даже крупные организации, а грамотная оптимизация — привести к успеху.
Как происходит оптимизация процессов за счет внедрения BPM-систем
В отличие от других методов, например, текстового и табличного, когда оптимизация происходит за счет подробного описания очередности процессов и действий персонала, метод, предлагаемый BPM-системами, способен легко моделировать сложные бизнес-процессы, включающие в себя множество подпроцессов, деталей и событий с учетом разных переменных, подключения сторонних сервисов.
BPM-системы обеспечивают главное условие, без которого невозможно результативно управлять бизнес-процессами — прозрачность и точное понимание того, как они протекают. Позволяют выполнить полный анализ, а затем, на основе этих данных, запустить механизмы оптимизации — они могут включать в себя разные пункты, но основными, как правило, являются приведенные ниже.
Повышение скорости
После проведения мероприятий, направленных на сбор информации об имеющихся бизнес-процессах, например, глубинного анализа процессов (Process Mining) и анализа деятельности сотрудников, участвующих в бизнес-процессах (Task Mining), приступают к оптимизации, направленной на повышение скорости, которая достигается за счет:
- выявления узких мест/повторяющихся операций — сокращение количества процессов до необходимого значения и их оптимизация;
- автоматизации — все процессы, которые могут быть автоматизированы, должны быть автоматизированы;
- оптимизации труда сотрудников — происходит как за счет автоматизации большинства операций, так и за счет устранения выявленных в процессе Task Mining недостатков.
Таким образом, за счет отказа от избыточных операций, корректировки действий персонала и автоматизации рутинных действий, происходит повышение скорости бизнес-процессов.
Улучшение контроля
Руководитель или менеджер может в любой момент посмотреть, на какой стадии находится бизнес-процесс и сколько отнимет времени переход на следующую стадию. Можно отслеживать не только события бизнес-процесса, но и действия сотрудников, их влияние на общие показатели.
Персонал и руководители точно понимают, кто и на каком этапе должен включиться в процесс и кто отвечает за конкретные события — это не только упрощает контроль, но и повышает производительность и лояльность сотрудников. Когда работник четко видит свою зону ответственности, он старается трудиться лучше.
Улучшение результата
За счет отказа от использования человеческих ресурсов для выполнения рутинной работы и однотипных операций растет точность их исполнения. Роботы совершают такую работу быстрее и не ошибаются, а так как рутинная работа зачастую занимает большую часть бизнес-процесса, то прирост в качестве очень ощутим.
Скорость и точность выполнения положительно сказываются на конечном результате, независимо от того, чем занимается компания — выпускает продукцию или оказывает услуги: довольные клиенты, короче операционный цикл, выше прибыль. Качество процессов оказывает прямое влияние на качество конечного результата и часто позволяет существенно повысить его не прибегая к дополнительным расходам.
Упрощение подключения аналитики и гибкость управления
Оцифровка бизнес-процессов несет с собой массу преимуществ, одним из которых является простое подключение к сторонним сервисам аналитики и вычислений. Если в небольшом бизнесе все можно просчитать и смоделировать самостоятельно, то на крупных предприятиях не обойтись без помощи современных инструментов анализа и аналитики. В качестве примера можно привести уже упомянутые выше Process Mining и Task Mining — технологии глубинного анализа процессов и действий сотрудников
Прозрачность и понимание того, как именно работают бизнес-процессы в реальности, которая всегда отличается от того, как было задумано, позволяют принимать правильные решения в сложных ситуациях, а также грамотно перестраивать их при необходимости. Гибкость управления и возможность быстро адаптировать бизнес-процессы под возникающие потребности рынка — залог успеха и развития.
Преимущества BPM-подхода
Процессное управление позволяет охватить все бизнес-процессы компании и смоделировать их в едином рабочем пространстве. В отличие от функциональной модели управления, которая рассматривает предприятие в виде нескольких разрозненных отделов, BPM-подход представляет его в виде бизнес-процессов, которые имеют начало и конечную точку. При этом они могут проходить через несколько отделов, включать в себя взаимодействие со сторонними организациями, иметь несколько вариантов достижения конечной точки.
Такой подход позволяет моделировать реальную работу и процессы, а не то, как они выглядят в документации. Вот несколько важных преимуществ:
- менеджеры видят весь бизнес-процесс и могут взаимодействовать друг с другом напрямую — в случае мелких ошибок они решат вопрос самостоятельно, а не будут ждать каждый раз указаний от руководства;
- сотрудникам понятны их обязанности, для каждого определена зона ответственности — это положительно сказывается на качестве продукта, ведь работник понимает, что именно он ответственен за эту часть общей задачи;
- объединение предприятия — вместо разных отделов, отвечающих за разные стороны производства, сотрудники участвуют в едином бизнес-процессе, где каждый вносит свой вклад для его безупречной работы.
Процессорное управление позволяет не только повысить эффективность производства, но и нормализовать отношения в коллективе.
Примеры процессов
В процессе подготовки рейтинга BPM-систем аналитики Market.CNews выделили несколько бизнес-процессов, с которых проще всего начать переход на BPM-системы.
Процесс №1. С чего начать BPM-зацию: заявление на отпуск
У заявления на отпуск весьма простой маршрут внутри компании, благодаря чему этот процесс и рекомендуется одним из первых к внедрению. Заявление формирует сотрудник. Далее в BPM настроен маршрут его следования.
Как правило, первым его видит непосредственный руководитель сотрудника. Если он не согласовывает его, то отпуск отменяется. Если же согласовывает, то оно передается вышестоящему руководству. После его визы заявление попадает в отдел кадров и на подпись директору.
Все эти шаги и варианты исхода на каждом из них задаются в BPM-системе. После нескольких итераций процесс можно оптимизировать, а при необходимости и роботизировать.
Процесс №2. Работа службы поддержки
Началом бизнес-процесса служит поступившая заявка. Заявка обрабатывается и получает статус, который определит ее дальнейший путь, например, она может быть решена оператором или отравлена на вторую линию поддержки, или отправлена к разработчику.
В логике BPM прописывается алгоритм определения этого статуса и алгоритм действий для каждого из них, включая как маршрут заявки внутри компании, так и уведомление клиента о решении вопроса, а возможно и получение обратной связи от него.
Процесс №3. Поиск нового сотрудника
Актуальная для многих компаний задача «Поиск нового сотрудника», представленная в нотации BPMN, выглядит следующим образом. Сотрудник отдела кадров загружает в систему резюме, после чего оно идет по заранее спланированному маршруту. Обычно этот маршрут предусматривает получение согласований от профильных руководителей.
Если согласий нет, то резюме исключается из дальнейшего рассмотрения. Если же одобрения получены, человек приглашается на собеседование.
Важно понимать, что изначально создается проект маршрута резюме. Он обкатывается на нескольких соискателях, выявляются слабые места этого маршрута. Далее он может быть оптимизирован и снова обкатан. В конечном итоге в BPM сохраняется тот маршрут поиска сотрудников, который наиболее точно отвечает потребностям бизнеса.
Процесс №4. Продажа складского товара
Здесь инициатором события может быть как клиент, оформивший заказ в интернет-магазине, так и менеджер по продажам, к которому пришел покупатель. Далее следуют этапы резервирования товара, согласования условий доставки или самовывоза, оформления документов, передачи товара покупателю и выдачи документов.
Алгоритм может предусматривать разветвление процесса. Например, если товара нет на складе, то подключается отдел закупки, который выясняет сроки ближайшей поставки и информирует клиента.
Дальше может быть еще одно разветвление. Если клиент отказывается от ожидания товара, заявка закрывается. Если же клиент соглашается, то запускается процесс закупки товара с последующей передачей покупателю.
Заключение
Здесь рассмотрены простые процессы, пригодные для BPM-изации. Современные BPM-системы автоматизируют и роботизируют гораздо более сложные и разветвленные процессы.
Что касается простых процессов, то у большинства провайдеров BPM предусмотрены маркетплейсы шаблонов, отмечают аналитики Market.CNews. На таких маркетплейсах собраны хорошо показавшие себя на практике шаблоны типовых процессов.
Поделиться
Короткая ссылка
