15 Января 2024 10:00 15 Янв 2024 10:00 |

Поделиться

Перезапуск СЭД как новый импульс развития

Компании на перепутье

Согласно отчету PEX 2024, адаптированному Comindware для российской аудитории, 50% компаний видят цифровую трансформацию как критически важную стратегию для развития и управления кризисными ситуациями. Одновременно с этим большая часть респондентов ожидает сокращения бюджета и считает это главным камнем преткновения на пути оптимизации.

На российском рынке сложилась схожая ситуация. С одной стороны, организации стремятся применять в работе современные технологии, чтобы отвечать законодательным требованиям и идти в ногу со временем. С другой стороны, многие встали перед необходимостью замены программного обеспечения от вендоров, покинувших рынок, что потребовало дополнительных инвестиций и ресурсов.

Глобальные изменения затронули все отрасли, включая цифровые технологии. Это коснулось и систем электронного документооборота (СЭД), так как обработка документа является элементом практически всех бизнес-процессов организаций, а значит, и частью цифровых систем управления.

Поиск новых решений

Столкнувшись с потребностью замещения программного обеспечения, компании стали искать комплексные решения, которые могли бы принести максимальный экономический эффект.

Рынок активно развивается, и бизнесу становится недостаточно того, что есть в классических системах документооборота, которые стандартно предлагались разработчиками. Главный фокус внимания в документообороте сместился с самих электронных документов на данные, которые используются при их создании и преобразовании в процессе. Сбор данных без их эффективного использования теряет смысл для создания ценности бизнесом. Поэтому компании первоочередно стали выбирать программы, помогающие не просто управлять циклом документооборота, но и оптимизировать деятельность.

Это подтверждает и тенденция вендоров специализированных систем для документооборота к расширению своих продуктов методологиями для оптимизации деятельности, таких как BPM, и инструментами для быстрой автоматизации, таких как low-code/no-code.

По данным Всероссийского опроса по цифровой трансформации, более 74% компаний продолжали инвестировать в автоматизацию в условиях меняющегося рынка. Применение отечественных разработок кажется наиболее оптимальным выбором в сложившихся обстоятельствах, однако компании отмечали ряд опасений.

Проблема 1. Дефицит готового функционала

60% компаний, рассматривающих внедрение отечественного ПО, обеспокоены, что им не хватит функциональности. Попытка закрыть потребности несколькими различными программами может вернуть организацию к лоскутной цифровизации, которая потребует дополнительных интеграций и налаживания процессов.

Проблема 2. Трудоемкие изменения под новые условия

Новые условия порождают новые правила, которые требуют от организаций быстрых изменений. Однако не все системы позволяют дорабатывать функционал в высоком темпе. Процессы разработки отнимают много времени, и порой случается, что согласованное техзадание к моменту реализации теряет свою актуальность. Это может ввести компании в бесконечный цикл доработок. Если ИТ-архитектура представлена различными интегрированными решениями, перестроить ее будет достаточно сложно.

Проблема 3. Ограниченность бюджетов

Поскольку множество компаний отмечают стагнацию бюджетов, выделяемых на проекты для трансформации бизнеса. Далеко не каждая компания может себе позволить часто обновлять стек технологий. Совмещать новые приложения с прежней СЭД может быть нецелесообразно, так как функционал быстро устареет и потребует новых вложений.

Компании, внедряющие enterprise-приложения с нуля, хотят заведомо учесть и предупредить возможные риски и дальнейшую стратегию их масштабирования. Компании, которые выбирают решения на замену, стремятся за счет новых систем усовершенствовать операционную деятельность.

Новые потребности ставят новые задачи перед разработчиками. Comindware предлагает пересмотреть подход так, чтобы СЭД стала устойчивой основой для укрепления и развития бизнеса.

Платформенная СЭД как ответ современным вызовам

Так как во главе угла находится эффективное обращение данных, выявление всех сценариев их применения внутри компании позволит значительно оптимизировать и ускорить деятельность всех подразделений. СЭД как продукт, который является частью целой платформы, помогает не только хранить и управлять данными в единой среде, но и позволяет расширить возможности для цифровой трансформации.

Единая платформа как фундамент для функционала

Разрозненные системы, заточенные под задачи отдельных подразделений, обладают ограниченным набором функций работы с документами. Чтобы достичь прозрачного и структурированного хранения и управления данными, требуются дополнительные ресурсозатраты на интеграцию и синхронизацию работы используемых приложений.

Внедрение решения электронного документооборота на платформе создает надежный фундамент для дальнейшего расширения и оптимизации работы компании.

Этому способствуют гибкость инструментов для создания и настраивания любого необходимого функционала и передовые технологии хранения данных. Цифровизация с помощью платформенных приложений может также происходить итерациями, но ИТ-ландшафт при этом будет развиваться как единое управляемое пространство, так как все решения совместимы друг с другом и работают по единой платформенной логике.

Быстрая адаптация и устойчивость к изменениям

Новые условия подразумевают новую логику работы. Выстроить новую логику и одновременно автоматизировать ее возможно с помощью платформы с инструментами low-code. Это может включать в себя изменения в использовании данных, изменение интеграций с внешними реестрами, совершенствование решения и другое.

Например, можно настроить автоматическую отправку документа на согласование заместителю согласующего, когда тот отсутствует, или сохранить для одного процесса возможность подписания документов сертификатом физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) и сертификатом сотрудника.

В случае Comindware ЭДО гибкость работы с данными и высокая скорость их обработки на разных уровнях логики приложения возможны благодаря запатентованной графовой модели хранения. Даже если изменения в системе затронут значительный объем функций, обновление логики не потребует приостановки и обновления системы. Все будет работать по тем правилам, что задаст аналитик.

Управляемые расходы

Выбрав Comindware ЭДО, клиент всегда может сам определить, какой способ его развертывания на данном этапе предпочтителен. Внедрения могут происходить в рамках отдельных проектов, итерациями, самостоятельными усилиями, при помощи вендора или сторонними интеграторами. При этом цифровая трансформация будет планомерной и изменения будут автоматически распространяться на все системные приложения, даже если были внесены оперативно.

Выбор в пользу комплексных решений на базе платформ, таких как Comindware Business Application Platform, помогает преодолеть основные препятствия, которые организации видят на пути к желаемым результатам, и создать задел для будущего развития.

Но открытым остается вопрос, насколько документооборот в его новом представлении останется актуальным.

В тренде документооборот, который изменяется в процессе

Однозначно спрогнозировать, каким стандартам должны будут соответствовать СЭД в будущем, сложно. Возможно, отталкиваться от этого нецелесообразно, так как «все течет, все меняется».

Эксперты Comindware полагают, что эффективным для компаний будет такой документооборот, который может изменяться согласно процессам и вместе с ними. В этой связи можно выделить два тренда, которые уже сейчас наметились на рынке.

Инновационный документооборот на стыке технологий

Развитие цифровых технологий открывает перспективы для сбора и анализа данных, что создает новые пути для укрепления и расширения бизнеса. Со стремлением разработчиков расширить функционал систем электронного документооборота, мы видим, как их пытаются трансформировать в новые продуктовые линейки. Исследовав, как эффективно могут использоваться данные в электронном документообороте, клиенты начинают примерять открытия на различные задачи. Например, это можно встретить в системах автоматизации управления недвижимостью.

Если инженерная система сигнализирует о возникновении неполадки, об этом появляется соответствующий маркер в приложении. Он запускает автоматическую проверку: какая именно деталь нуждается в ремонте, есть ли она на складе и в каком количестве. Если необходимой детали нет, автоматически формируются задачи на закупку, готовятся документы для бухгалтерии. Как только появилась информация о наличии детали, автоматически назначается задача на техническую службу. По итогу выполнения работ специалисты осуществляют фиксацию результатов с помощью фото. Загруженные результаты работ система прилагает к автоматически сформированному акту и фиксирует в системе информацию о дате замены и использованных материалах. Вся информация отражается в отчетах в конце отчетного периода.

Документооборот перестанет рассматриваться как отдельная сущность системы и будет, подобно нити, связывать все этапы процессов организации, помогая решать комплексные задачи.

Уход от документов

Если внешний документооборот сохраняет свою эффективность, помогая компаниям быстро обмениваться юридически-значимыми документами онлайн, то внутреннему документообороту есть, куда преобразовываться. Долгосрочной миссией Comindware ЭДО эксперты видят максимальную автоматизацию работы и отказ от документов в тех случаях, где это возможно.

С точки зрения процессного подхода сам документ как объект является лишь триггером для запуска работ, а сами задачи выполняются при использовании данных. Документ — это просто способ отображения данных по определенной структуре. Но по своей сути ту же самую функцию выполняют заполненные формы. Надобность представлять информацию в виде отдельного документа постепенно отпадает.

В опыте Comindware встречались клиенты, которые стремились не только упростить, но и уйти от документов в документообороте, так как это отнимало немыслимое количество времени и усилий со стороны привлеченных сотрудников.

Если вы ищете большего

Процесс трансформации предприятия затратный и трудоемкий. Но как российские, так и зарубежные эксперты сходятся во мнении, что трансформация бизнеса — это инвестиция, которая помогает идти в ритме с переменами и сохранять конкурентные преимущества. А значит, двигаться в этом направлении потребуется всем.

Несмотря на то, что все компании уникальны, в процессах их функционирования есть много общего. Если эксперты, внедряющие решение, владеют инструментами для преобразования деятельности и понимают особенности их применения, процесс трансформации становится управляемым. Дальнейшее совершенствование решений возможно силами центров внутренних компетенций самостоятельно.

Опыт работы с заказчиками подтверждает, что нерешаемых задач нет. Каждой компании под силу пройти этот путь, и Comindware сможет на нем помочь.

Чтобы обсудить свой проект, свяжитесь с нашими экспертами по электронной почте contact@comindware.ru или заполните форму на сайте.

Поделиться

Короткая ссылка