30 Августа 2022 09:33 30 Авг 2022 09:33 |

Поделиться

Аналитики Market.CNews указали на 5 ошибок при внедрении СЭД

Системы электронного документооборота набирают все большую популярность. Всего 10 лет назад большинство СЭД были похожи на замкнутые архивы, повторяющие по своей структуре бумажные хранилища — пользоваться ими было затруднительно, а основная цель, которую преследовали заказчики, заключалась в более удобном хранении документации.

Сейчас ситуация изменилась, и СЭД внедряют по совершенно другим причинам. Несомненно, удобство хранения документации никуда не делось, но появились и более веские поводы для перехода, основным из которых является удобство. Электронные документы становятся по-настоящему электронными — идет отказ от бумажных дубликатов, системы тесно интегрируются с внешними сервисами, активно разрабатывается и внедряется юридически значимый электронный документооборот.

Все эти изменения позволяют использовать внедрение СЭД для повышения скорости бизнес-процессов и увеличения эффективности работы предприятия. При этом важно помнить, что СЭД — это просто инструмент. Сам факт наличия системы электронного документооборота не повысит качество труда и не ускорит бизнес-процессы — ее эффективность зависит только от того, как она используется. Поэтому к внедрению нужно подходить ответственно.

Ошибка №1: Человеческий фактор

Когда речь заходит о высоких технологиях, то в первую очередь говорят об их преимуществах и пользе. При этом зачастую забывают, что программное обеспечение — это лишь средство, с помощью которого персонал будет выполнять свою работу. От настроя сотрудников зависит очень много, и лучше заранее позаботиться о том, чтобы они понимали цели, которые предстоит реализовать за счет внедрения СЭД.

Человеку свойственно с опаской относиться ко всему новому, работающие с документацией сотрудники — не исключение. Как правило, их можно условно разделить на возрастные категории:

• молодые сотрудники — чаще всего положительно относятся к любой автоматизации, с увлечением обучаются новым обязанностям и приветствуют различные инновации;
• сотрудники среднего возраста — придерживаются нейтралитета, достаточно объяснить преимущества электронного документооборота;
• старшее поколение — основные противники технологий, часто тайно саботируют внедрение, требуют пристального внимания и информационной работы.

Основная боязнь заключается в непонимании: персонал опасается стать ненужным или не справиться с новыми обязанностями. Такие настроения могут очень быстро накапливаться и укореняться в сознании работников. Чтобы этого не допустить, нужно с первых дней проводить разъяснительные беседы о пользе СЭД и роли персонала при работе с ней.

Ошибка №2: Отказ от методологии СЭД

Современный подход к внедрению СЭД подразумевает множественные интеграции с внешними системами и свободный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами. Условно говоря, автоматизация проходит не только в рамках компании, но и при работе с контрагентами, например, пересылка документов в другие офисы, коммерческим партнерам и в государственные организации.

Крупные компании, имеющие несколько офисов и множество подразделений, должны понимать, что в основе систем электронного документооборота стоит автоматизация. Самый простой способ автоматизировать сложные процессы — привести их к стандартам. Стандартизация документации позволяет настроить полноценные сквозные каналы для обработки и пересылки документов по всем подразделениям компании.

Такой подход быстрее, дешевле и надежнее, чем настраивать систему с учетом особенностей шаблонов каждого подразделения, а затем учить ее понимать документацию всех образцов. К примеру, если компания в процессе методологии разработала единый стандарт накладной, то после внедрения электронного документооборота подразделение в Москве может быстро переслать накладную подразделению во Владивостоке, где ее обработает бухгалтерия и перенаправит в отдел кадров, расположенный в Санкт-Петербурге.

Кроме этого, такую систему легко масштабировать и модифицировать. Достаточно внести правку в стандартный шаблон — и вся система будет об этом знать и понимать, как его обрабатывать. Итак, отказ от методологии влечет за собой:

• отсутствие стандартов документации — затрудняет работу СЭД, усложняет и удорожает настройку взаимодействия между разными подразделениями, в том числе и при масштабировании;
• отсутствие грамотной схемы для реализации ЮЗЭДО — юридически значимый документооборот требует более тщательного анализа и подготовки, иначе он не сможет заменить собой бумажные экземпляры.

Этап методологии обязателен при внедрении СЭД на крупных предприятиях. Он поможет избежать проблем как на этапе внедрения, так и при дальнейшем масштабировании и техническом сопровождении.

Ошибка №3: Отсутствие единого представителя заказчика

Для успеха любого предприятия необходим четкий план, в случае с программным обеспечением такой план называют техническим заданием для разработчика. Есть несколько вариантов разработки ТЗ, но основными являются:

• ТЗ от заказчика — заказчик знает, чего хочет, полностью уверен в требованиях и ждет лишь быстрой и четкой реализации технического задания;
• ТЗ от разработчика — заказчик примерно знает, что он хочет получить, но не знает, как это реализовать, на помощь приходит компания-разработчик.

Как видно из текста, во всех этих случаях заказчик должен точно знать, что он хочет получить. С небольшими компаниями обычно так и бывает, но когда разговор заходит о крупных предприятиях — начинается неразбериха.

Ответственные из различных департаментов совершенно по-разному представляют себе и процесс внедрения, и конечный результат. Разработчики постоянно занимаются переписыванием технического задания и согласованием с представителями заказчика. Нужно ли говорить, что в результате происходит бесполезная трата денег и времени.

Неважно, будет ли готовое техническое задание от заказчика или его составление ляжет на плечи разработчиков — за связь с компанией-разработчиком должен отвечать определенный человек, который представляет интересы всех отделов и департаментов. Со стороны разработчика тоже есть такие люди, обычно это аккаунт-менеджер (account manager) или проджект-менеджер (project manager).

Ошибка №4: Закрытая система

Довольно часто СЭД воспринимают как отдельную систему, которая живет параллельно с остальными бизнес-процессами компании. В случае с бумажным документооборотом зачастую так и есть, но ведь электронный документооборот тем и хорош, что он — цифровой. А значит, его можно привязать к другим цифровым характеристикам и показателям, событиям и процессам.

К примеру, интеграция с CRM-системой позволит получить понятную связь между клиентом и привязанной к нему документацией, автоматически формировать по заданным событиям отчеты, накладные, договоры, контракты и юридически значимые документы. Кроме этого, система может автоматически составлять документацию и для внутреннего оборота компании, создавая и рассылая ответственным необходимые экземпляры.

На самом деле нет никакого смысла приводить еще больше примеров — их может быть бессчетное количество даже в рамках интеграции с CRM, не говоря о подключении других систем. Если коротко, то интеграции со сторонними системами и сервисами могут значительно расширить возможности СЭД и сделать ее еще более полезной.

Ошибка №5: Непроработанный вопрос ответственности

Внедрение автоматизации, несомненно, снижает количество человеческих ошибок и в целом делает любой процесс быстрее, но от ошибок не застрахована даже машина — ее настраивают люди. Внедряя автоматизацию, руководство часто забывает проработать зоны ответственности, что снижает мотивацию сотрудников.

В качестве примера можно привести случай, когда система отправит документ не туда, куда он должен попасть. Кажется, что виновата система, но это не так — она просто помогает выполнять работу быстрее, а не берет ее на себя полностью, исключая человека. Решением таких ситуаций выступает RACI матрица — матрица распределения ответственности. Она позволит четко обозначить, кто и за что отвечает.

Поделиться

Короткая ссылка