Рейтинг Систем Электронного Документооборота 2021

Ключевые положения

В рейтинге принята балльная система. Каждой системе электронного документооборота начислено определенное количество баллов по каждому из критериев. Чем выше итоговая сумма баллов, тем выше место в рейтинге.

Критерии, которые учитывались при составлении рейтинга

• Функционал систем ЭДО
• Форматы поставки
• Длительность и ограничения тестовой версии (бесплатного периода)
• Совместимость с системами обмена документами
• Количество уровней доступа к документам
• Количество юридических лиц на одном аккаунте
• Наличие маркетплейса и число модулей и шаблонов на нем
• Параметры техподдержки
• Наличие и доступ к документации
• Стоимость системы

Ниже приведены основные положения и правила начисления баллов по каждому из критериев.

Правила начисления баллов

Функционал СЭД

При анализе функционала учитывалось наличие следующих модулей:

1. Совместная работа с документами
2. Единый структурированный архив
3. Конструкторы карточек и бизнес-процессов
4. Поддержка ЭЦП разных типов
5. Автоматическое распознавание документов
6. Аналитические отчеты
7. Платформа Low-code

За каждый модуль компаниям начислено по 30 баллов.

Формат поставки

СЭД поставляются в трех основных форматах, за каждый из которых начислено следующее количество баллов:

1. Коробка – 20 баллов (разовая покупка вечных лицензий, установка на свой сервер)
2. Облако – 15 баллов (ежемесячная подписка, установка на серверах провайдера)
3. On-prem – 15 баллов (ежемесячная подписка, установка на свой сервер)

Наличие тестового периода и его особенности

СЭД является важным видом программного обеспечения для любой компании. Прежде чем довериться тому или иному поставщику требуется некоторое время для проверки решения. Тестовые варианты поставщиков условно можно разделить на 3 группы:

1. Бесплатный период пользования той конфигурацией системы, которая впоследствии будет нужна компании.
2. Бесплатный тариф с ограниченным функционалом.
3. Демо-стенд, на базе которого можно учиться пользоваться системой, но нельзя вести реальный документооборот.

По мнению редакции, для конечного заказчика гораздо важнее тестировать ту конфигурации, которая будет работать в “боевом” режиме, причем тестировать её как можно дольше. Поэтому предпочтение отдавалось первому варианту. За первые 14 дней тестового периода компаниям начислено по 20 баллов, за каждую следующую неделю баллы начислялись с понижающим коэффициентом.

За неограниченную по времени, но ограниченную по функционалу тестовую версию начислялось 25 баллов. За демо-стенд без возможности вести реальный документооборот - 10 баллов.

При отсутствии тестовой версии баллы не начислялись.

Совместимость с другими СЭД

Совместимость с системами передачи электронных документов напрямую влияет на удобство работы с контрагентами. За первые два прямых модуля совместимости компаниям начислялось по 10 баллов. За наличие API-интеграции - 20 баллов.

Количество уровней доступа к документам

Важный параметр СЭД - возможность настроить уровни доступа к документам и роли для управления ими. За каждый такой уровень компаниям начислялось по 1 баллу, но не более 10 баллов в сумме.

Количество юридических лиц на одном аккаунте

Крупные компании (холдинги) включают несколько юридических лиц. Если СЭД поддерживает работу нескольких юрлиц на одном аккаунте, компаниям начислялось по 10 баллов, если нет, то 0 баллов.

Наличие маркетплейса, количество модулей и шаблонов на нем

Возможность скачать и установить готовые модули и шаблоны для СЭД существенно упрощают работу и расширяют возможности системы. За наличие маркетплейса компаниям начислялось по 10 баллов плюс 1 балл за каждые 2 решения на маркетплейсе, но не более 40 баллов в сумме.

Параметры техподдержки

Для удобства работы с продуктом и решения возникающих вопросов важно наличие квалифицированной и, по возможности, бесплатной техподдержки. За такой подход компаниям начислялось по 40 баллов.

Если техподдержка бесплатна лишь первое время или же обеспечивается только на платной основе, то компаниям начислялось 20-25 баллов.

Наличие подробной документации о продукте

Любое представленное на рынке решение должно быть подробно задокументировано, причем документация должна быть представлена онлайн с удобным поиском по ней. За такой подход компаниям начислено по 50 баллов.

Если какое-либо из требований не выполнено, например, документация представлена только в виде PDF-файла или доступ к ней ограничен или нет перевода на русский язык, компаниям начислялось меньшее количество баллов.

Стоимость

Анализ стоимости СЭД производился для двух конфигураций:

1. Для небольших компаний – СЭД на 5 пользователей.
2. Для крупных организаций – СЭД на 200 пользователей с полным набором модулей.

Итоговый балл равен сумме баллов по двум конфигурациям. Более подробные сведения приведены в таблице 1.

Таблица 1. Рейтинг цен на СЭД различных поставщиков

Сводная таблица начисления баллов

Таблица 2. Сводная таблица начисления баллов