Kubernetes

По запрос

Платформа

контейнеризации

Low-code

По запросу

Автоматизация процессов

с AMBER BPM

CRM

По запросу

ПО для управления

взаимоотношениями с клиентами

IBP

по запросу

Универсальная CPM/EPM

self-service платформа

Kubernetes

От 5,95 руб / час

№1 в рейтинге провайдеров

SLA 99,98%, 152-ФЗ

ВКС

Стоимость по запросу

Тариф IVA MCU

HRM

от 8500 руб.

HCM-платформа

для автоматизации HR

BPM

17 000 руб On-Prem

Low-code BPM

для комплексной автоматизации

BPM

от 12 000 руб/год

Цифровые процессы

с комфортом для людей

IBP

По запросу

Интеллектуальная

платформа планирования

Корпоративный портал

от 500 000 руб.

Российское решение

аналог Microsoft Sharepoint

BI

По запросу

Visary BI

Облачная аналитика

IBP

По запросу

Высокая скорость

принятия решений

СЭД

17 000 руб On-Prem

Цифровая трансформация

с ELMA365

IBP

По запросу

Цифровая система

SCP и IBP

  • Low-code

    По запросу

    Автоматизация процессов

    с AMBER BPM

  • CRM

    По запросу

    ПО для управления

    взаимоотношениями с клиентами

  • IBP

    по запросу

    Универсальная CPM/EPM

    self-service платформа

  • Kubernetes

    От 5,95 руб / час

    №1 в рейтинге провайдеров

    SLA 99,98%, 152-ФЗ

  • ВКС

    Стоимость по запросу

    Тариф IVA MCU

  • HRM

    от 8500 руб.

    HCM-платформа

    для автоматизации HR

  • BPM

    17 000 руб On-Prem

    Low-code BPM

    для комплексной автоматизации

  • BPM

    от 12 000 руб/год

    Цифровые процессы

    с комфортом для людей

  • IBP

    По запросу

    Интеллектуальная

    платформа планирования

CRM

по запросу

Мощная CRM/ERP

для серьезного бизнеса

ВКС

от 250 руб/мес

Платформа корпоративных

коммуникаций

Корпоративные мессенджеры

от 250 руб/мес

Защищенная платформа

коммуникаций

IaaS

По запросу

ФЗ-187, КЗ-1 ФЗ-152

УЗ-1, ГОСТ 57580.1

CRM

По запросу

B2B-CRM

для корпоративных продаж

Корпоративные мессенджеры

От 200 руб/мес

Передовое

решение

IaaS

По

Облако VMware/Брест

ФЗ-152, SLA 99,99%

Корпоративные мессенджеры

Стоимость по запросу

Тариф IVA One

Low-code

от 833 руб.

Цифровая трансформация

с ELMA365

IaaS

от 249,95 руб.

Для любых задач

Оплата pay-as-you-go

DBaaS

От 3,98 руб./час

№1 в рейтинге DBaaS

SLA 99,95%, 152-ФЗ, PCI DSS

IaaS

от 490руб./мес

VMware / ПО РФ

SLA 99,95% Pay-as-you-go

Kubernetes

от 5.51 руб/час

Kubernetes as a Service

Отказоустойчивые кластеры, быстрый запуск, удобное управление

IaaS

По запросу

По вашим правилам

Dedicated, SaaS/PaaS

Заоблачные перспективы: СЭД на базе Microsoft 365

Безопасность Бизнес Телеком Интернет Цифровизация ИТ в банках ИТ в госсекторе Ритейл Маркет

Автоматизация электронного документооборота остается одной из актуальных задач бизнеса. Все чаще компании выбирают для ее решения СЭД из облака как наиболее удобный, доступный и гибкий вариант. Владислав Степанов, эксперт направления бизнес-анализа и консалтинга в сфере автоматизации документооборота ГК «КОРУС Консалтинг», рассказывает о разных подходах к реализации СЭД и рассматривает, чем они отличаются друг от друга.

В рамках статьи будут рассмотрены варианты размещения СЭД в экосистеме решений Microsoft, а конкретнее — на SaaS-платформе Microsoft 365. Также будет показано, какие возможности она предоставляет и какие преимущества есть у такого подхода.

Варианты размещения СЭД: плюсы и минусы каждого из них

Существует несколько подходов к реализации СЭД:

  1. Собственная разработка систем с нуля.
  2. Разработка на базе распространенных платформ.
  3. Внедрение готовых решений, в том числе и облачных, от разработчиков платформ — вендоров.
  4. Разработка на базе облачных сервисов с использованием отдельных модулей и блоков.

Рассмотрим подробнее преимущества и риски каждого варианта.

Автоматизация электронного документооборота остается одной из актуальных задач бизнеса

Собственная разработка систем с нуля

Такой вариант реализации СЭД подразумевает полностью самостоятельную разработку, без использования в основе решения какого-либо программного продукта. Весь код разработчики пишут под требования заказчика, часто с применением определенных фреймворков.

Преимущества:

  • система максимально удовлетворяет потребностям бизнеса;
  • заказчик может в любой момент вносить изменения, добавлять необходимые функции, контролировать работу таких систем;
  • гибкое масштабирование: при необходимости можно влиять на количество пользователей и ресурсов;
  • полная независимость от вендора или поставщика готового решения.

Основные риски:

  • самая высокая стоимость разработки из рассматриваемых вариантов;
  • долгие и часто размытые во времени сроки реализации;
  • высокая вероятность забыть что-то важное, что приведет к удорожанию проекта и потере времени, так как систему придется дорабатывать;
  • систему сложно поддерживать, так как она зависит от тех разработчиков, кто создавал ее изначально.

Разработка на базе распространенных платформ

Подход удобен, когда у компаний уже есть лицензии каких-либо разработчиков платформ, но функциональности готового решения недостаточно. Тогда можно начать собственную разработку на базе уже имеющейся системы: чаще всего используют платформы , OpenText, IBM (FileNet), Microsoft, Oracle (Content Manager), Alfresco и т.д.

Преимущества:

  • Систему легко поддерживать. На рынке много специалистов, которые умеют работать с кодом распространенных платформ.
  • Можно адаптировать систему под любые задачи и процессы, характерные для конкретных отраслей или компаний.
  • Система принадлежит клиенту, он может развивать и масштабировать ее вне зависимости от стратегии вендора.


Основные риски:

  • Стоимость разработки таких СЭД достаточно высока по сравнению с готовыми решениями.
  • Подход подразумевает глубокую кастомизацию платформы. Вендоры не всегда и не в полном объеме поддерживают изменения своих решений, поэтому компании иногда теряют возможность обновлять или получать обновления платформ.
  • Основываясь на платформу, компании тем самым принимают «правила игры», заложенные в архитектуру и общую логику работы каждой платформы.

Готовые решения от разработчиков платформ ­­вендоров

На рынке большой выбор готовых продуктов для документооборота от разных вендоров: Elma, Тензор, Директум, Тезис, Docsvision, KORUS Five на базе MS Sharepoint и т.д. Такие продукты часто недорого стоят и легко внедряются. Этот вариант идеально подходит для компаний с относительно простыми бизнес-процессами.

Преимущества:

  • Такое решение дает максимум возможностей в сжатые сроки — существует базовая функциональность, которой компании начинают пользоваться сразу же после внедрения.
  • Возможны преднастроенные интеграции с распространенными информационными системами.
  • За развитие платформы отвечают вендоры — они оптимизируют производительность системы, обеспечивают безопасность, развивают и модернизируют.

Основные риски:

  • Всегда есть риск, что функциональности готового решения будет недостаточно. Поэтому необходимо выбирать решение, которое легко кастомизируется. Например, СЭД «KORUS Five» — модульная платформа, которая гибко адаптируется под задачи заказчика.
  • Зависимость от стратегии развития вендора. Нужно понимать, какие блоки документооборота или функциональности планирует развивать вендор и соотносить это со стратегией развития компании.

Системы на базе распространенных облачных сервисов с использованием отдельных модулей и блоков

В этом случае СЭД формируется из сервисов, которые выполняют разные функции и объединены единой средой. Компании могут самостоятельно выбрать нужные блоки и модифицировать систему в зависимости от потребностей. Например, такой экосистемой может быть Microsoft 365.

Преимущества:

  • Компании выбирают уже готовые компоненты экосистемы, которые не требуют тонкой настройки каждого элемента.
  • Можно сократить расходы на ИТ-специалистов, программное обеспечение и оборудование. За работоспособность таких систем отвечает не компания, а вендор.
  • Платформу относительно легко настроить.
  • Облачная СЭД почти не имеет границ масштабирования — компании в любой момент могут увеличить объем вычислительных ресурсов.

Основные риски:

  • Невозможность влиять на серверную часть экосистемы, только с помощью специальных средств (Azure).
  • Компании попадают в зависимость от доступности, скорости и надежности сети. Необходимо заранее организовать резервное соединение.
  • Возникает риск утечки информации. При переходе к облачному хранению данных необходимо убедиться, что вероятность таких ситуаций минимальна. Если все настроить правильно, то надежность хранения информации в облачных дата-центрах ничуть не ниже, чем в локальных.

Почему мы разместили СЭД в экосистеме Microsoft 365

По данным аналитической компании IDC, в 2020 г. расходы на облачные услуги во всем мире увеличились на 30% относительно 2019 г. В России более 45% рынка SaaS составляют сервисы, связанные с документооборотом.

Международная исследовательская компания Gartner поставила облачную цифровизацию на первое место среди трендов цифровой трансформации офисов 2020. На втором месте — создание единого рабочего пространства, объединяющего все рабочие процессы в одном месте. Растет спрос на то, чтобы такие системы были доступны в любое время, откуда угодно и с различных устройств.

Опираясь на современные тренды, аналитику и задачи бизнеса, мы решили разместить СЭД на базе существующей SaaS-платформы Microsoft 365. Это одна из самых популярных экосистем на рынке, аудитория Microsoft Teams превышает 250 млн пользователей в месяц. В основе платформы — популярная концепция Digital Workplace, пользователям доступно множество готовых инструментов с любого устройства. Вендор развивает направление и регулярно расширяет функциональность.

Какие проблемы закрывает СЭД в MS 365

Использование облачной платформы закрывает сразу несколько стандартных проблем.

Проблема доступности системы

Пользователи хотят, чтобы все этапы работы с документами происходили в одном месте, доступном с любых устройств, откуда угодно и в любое время. Для обеспечения доступности классической СЭД, размещенной локально, нужно:

  • Продумать и разработать различные интеграции.
  • Продумать и разработать единое рабочее пространство.
  • Реализовать кастомные механизмы и компоненты. Например, для удаленного завершения задач — функцию Lazy Approval, позволяющую согласовывать документы из электронной почты или мессенджеров, не заходя в СЭД.
  • Правильно приоритизировать пожелания пользователей в условиях ограниченного бюджета.

Экосистема Microsoft 365 дает пользователям множество базовых возможностей — общие чаты, функция направления управляемых уведомлений (Action Messages) и др. Более того, облачная система изначально подразумевает доступность.

Возможный сценарий работы с СЭД на базе Microsoft: руководитель открывает сделку в Dynamics 365, создает необходимые документы и проверяет контрагентов через SharePoint, формирует задачи в Teams, отправляет их коллегам с помощью SharePoint или Teams, отслеживает выполнение в Microsoft Project, консолидирует итоговую информацию в Power BI. В результате компания получает сквозную автоматизацию и качественно новый уровень управления процессами компании.

Проблема соблюдения технических требований

При внедрении СЭД специалисты всегда передают компаниям сайзинг к системным требованиям, но отслеживать их соблюдение довольно трудно. Нагрузка на платформу и число пользователей могут превышать допустимые показатели, система может не справляться с необходимой функциональностью и т.п.

Экосистема Microsoft 365 справляется с этой проблемой благодаря легкому масштабированию. Если производительность сервиса грамотно продумана на этапе разработки, то и в дальнейшем проблем не возникнет.

Проблема обслуживания СЭД

Обычно компаниям приходится нанимать отдельного ИТ-специалиста, который отслеживает состояние серверов и сети, резервное копирование, доступность ресурсов и производительности и т.д. В данном случае для этого нет необходимости. В первый год использования облачное решение выгоднее в 6 раз, чем on-premise, и в 1,6 раз экономичнее на протяжении 5 лет владения.

За администрирование облачной СЭД отвечает Microsoft. Но компании могут самостоятельно отслеживать и управлять процессами на уровне тенанта, если возникает такая необходимость.

Возможности СЭД на Microsoft 365

Взаимосвязь сервисов в облаке Microsoft 365 позволяет закрывать большой перечень вопросов по автоматизации процессов документооборота. Ниже рассмотрим каждый из них.

Блок «SharePoint Online» позволяет просматривать, хранить, искать и выгружать документы. В этом же блоке можно создавать карточки документов с настраиваемым набором реквизитов под каждую. В SharePoint можно создать личные кабинеты для каждого пользователя облачной СЭД. В зависимости от статуса и полномочий в системе у пользователей может быть настроен персональный набор виджетов для работы.

Блок «Email» и «Отслеживание и исполнение задач» обеспечивают связность процессов и обмен документами и задачами между сотрудниками. С его помощью можно пересылать файлы, просматривать их через подключенные приложения Microsoft, при необходимости редактировать и пересылать обратно. Также можно просматривать связанные с документами задачи и помечать их как выполненные.

Блок «Отчетность» позволяет контролировать эффективность работы сотрудников и одновременно собирать консолидированные данные по ключевым показателям. Это позволяет оценить объем документооборота компании, а также объем средств и лимиты по финансовым документам, а также собирать другую статистику и уже на ее основании принимать управленческие решения.

К облачной СЭД можно подключить аналитические приложения Microsoft, включая MyAnalytics и Power BI. Это позволит более точно оценить загрузку и продуктивность сотрудников, а также извлечь данные из других систем Microsoft и сформировать более сложные отчеты, например, для отслеживания лимитов бюджетирования. Встроенные инструменты визуализации и построения дэшбордов позволяют передать агрегированные данные дальше для работы с ними как в ERP, так и в SharePoint или Teams.

Блок «Сервисы и роботы» — это встроенные инструменты автоматизации рутинных операций с помощью программных роботов (RPA — robotic process automation). Например, можно «научить» СЭД распознавать комплект входящих документов, передавать его в систему, при необходимости подписывать электронной подписью и возвращать контрагенту.

Также вы можете настроить интеграцию с внешними провайдерами ЭДО и EDI или использовать элементы AI и автоматизированные сервисы Azure. Например, Form Recognizer и Computer vision для умного сканирования и распознавания документов. Такие возможности могут быть реализованы как на базе существующего магазина готовых приложений Microsoft, так и при помощи встроенного конструктора.

Блок «Управление проектами» служит для связки документооборота с проектными историями. Его возможности с этой точки зрения шире, чем описанные в блоке «Отслеживание задач». Блок позволяет хранить вместе всю необходимую документацию в рамках проекта, а также связанные с ней корпоративные действия, мероприятия и встречи. С его помощью можно как управлять сложными проектами с большим количеством исполнителей и задач на разных уровнях как в Project, так и реализовывать более легкие решения в стиле канбан-досок.

Блок «Авторизации и Аутентификации» обеспечивает полноценную связку облачной СЭД с внутренними службами каталогов организации. Это важно для бесшовной интеграции компонентов экосистемы. Блок дает возможность пользоваться единой учетной записью в рамках всех продуктов, а также обеспечивает каждого пользователей единой средой и хранит его информацию, включая все действия в системе и настройки прав доступа.

Блок «Совместная работа с документами» поддерживает работу пользователей со всеми стандартными офисными приложениями Microsoft, включая Word, Excel и PowerPoint, из любой точки, где есть интернет. Также существует мобильное приложение для работы в системе с планшета или смартфона.

Все вместе перечисленные блоки образуют экосистему, где все сервисы и приложения находятся в рамках одной среды и не требуют интеграции между собой. В облаке возможность подключения бизнес-приложений Microsoft 365 к другим платформам либо встроена, либо является быстрой технически выполнимой задачей, особенно при наличии в арсенале разработчиков Power Platform и Common Data Model.

Каким компаниям подойдет СЭД на базе Microsoft 365

Здесь три основных варианта:

  1. Международным корпорациям с лицензиями Microsoft 365, а также тем, кто работает с Teams. Фактически в таком случае у компании уже есть все необходимое для разворачивания корпоративной СЭД, покупать и внедрять сторонние системы нет необходимости.
  2. Компаниям, где сотрудники привыкли работать с продуктами Microsoft, или у которых есть планы внедрения этих инструментов.
  3. Бизнесу, которому требуется быстрое подключение СЭД с минимальным платежом на вход.

СЭД в облаке будет расти

Рост интереса к облачному подходу в реализации СЭД показывает, что готовых решений в современных условиях крупному бизнесу уже недостаточно. Побеждает тот, кто имеет гибкую ИТ-инфраструктуру, быстро адаптируемую и масштабируемую под текущие реалии, без существенных затрат. Развернуть и начать использовать облачную СЭД можно за считанные дни, это не требует инвестиций в оборудование, а возможности СЭД из облака не уступают локальным корпоративным продуктам.

Создание единого цифрового рабочего пространства, доступного каждому сотруднику из любой точки мира и в любое время, — необходимость, с которой сталкиваются многие компании. Экосистемы на базе облачных технологий могут стать решением этой задачи. Такие системы поддерживают бизнес-процессы растущих компаний, не становясь при этом ограничителем, как это бывает с on-premise аналогами.

Короткая ссылка