19 Сентября 2022 15:30 19 Сен 2022 15:30 |

Поделиться

4 тренда на рынке СЭД по данным Market.CNews

Высокая востребованность СЭД формируется как за счет широких возможностей для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, которые может предложить СЭД, так и политикой государства, направленной на цифровизацию бизнеса и гражданско-правовых отношений.

В целом направление развития СЭД не сильно отличается от остальных бизнес-решений, построенных на информационных технологиях. Активно внедряются новые разработки, коммерческие решения стремятся к упрощению и повышению эффективности в реальной работе с конечным пользователем.

Современный продукт старается выглядеть законченным и предоставлять готовое решение, позволяющее использовать его в бизнесе, не обладая специальными знаниями в области ИТ. Крупные игроки стараются объединять в себе весь функционал, необходимый для решения задач, а там, где это невозможно, делают готовые интеграции — это тоже можно отнести к одному из трендов ИТ-решений для бизнеса.

В то же время, если говорить исключительно о СЭД, то можно обозначить 4 тренда, выделяющихся на фоне остальных. Часть из них следует общим тенденциям, а один — развивается из особенностей системы.

Тренд №1: Распространение КЭДО

КЭДО — аббревиатура, скрывающая за собой электронный документооборот в области трудовых взаимоотношений. В него входит разработка, подписание, заполнение, использование, пересылка и хранение всего кадрового документооборота.

Так, к примеру, к 2022 г. полностью завершен переход на электронные трудовые книжки — бумажные экземпляры сохраняются только в качестве дублирующего документа, у тех, кто к этому привык. В основном, это люди старшего поколения, с опаской относящиеся к нововведениям — у тех, кто только начинает свою трудовую деятельность, выбрать вариант бумажного документа уже не получится, им будет доступен только электронный формат документа.

КЭДО — приоритет не только для бизнеса, но и для государства. Интерес к нему особенно возрос на фоне пандемии, когда большая часть сотрудников перешла на удаленную работу, но при этом для найма, увольнения и решения других кадровых вопросов люди все равно были вынуждены ездить в офис. Эта ситуация показала, насколько КЭДО удобнее и надежнее обычных бумажных документов, начался стремительный рост: разработка законопроектов и нормативов, постепенное и пока что добровольное внедрение в бизнес и государственные организации.

Ближайшей важной точкой в развитии КЭДО будет март 2023 года — с этого момента вступят в силу разработанные Минтрудом России требования к единому составу и форматам документов, используемых в КЭДО. Это поможет стандартизировать и упростить обмен документами как между компаниями, так и при взаимодействии с государственными учреждениями. Все работодатели, использующие КЭДО, с этого момента будут должны руководствоваться исключительно ими.

Тренд №2: Развитие инструментов low-code

Потребители больше не хотят видеть СЭД в роли закрытой системы, позволяющей организовать документооборот исключительно внутри компании — эта тенденция сочетается с общемировым направлением развития в области построения ИТ-инфраструктуры.

В попытках обеспечить потребности клиентов, разработчики наращивают количество готовых интеграций, позволяющих подключаться к внешним сервисам и сторонним системам. Очевидно, что сделать так, чтобы СЭД могла сразу подключаться и работать с любым сторонним ресурсом — невозможно, да и незачем. Поэтому в ход идут low-code решения, позволяющие с минимальными затратами выполнять необходимые интеграции самостоятельно, без привлечения программистов и сторонних разработчиков.

Современный бизнес очень сильно отличается от привычного представления, которое формировалось годами. Сейчас успех зачастую определяет не столько качество товара или услуг, сколько возможность быстро реагировать на изменения окружающих условий. Это означает, что компания должна уметь при необходимости очень быстро перестраивать бизнес-процессы и включенный в них документооборот.

Гибкость систем электронного документооборота становится одним из важнейших качеств, наряду с надежностью и скоростью. Потребителю необходимы:

• высокая надежность — это базовый запрос, без него сегодня не обходится ни одно техническое задание;
• невысокая цена и быстрое внедрение — в современных условиях бизнес не готов вкладывать большие средства на решения, которые будут внедряться годами;
• гибкость — в идеале подстройка системы под определенные процессы или интеграция с внешними сервисами, должна выполняться силами администраторов, без привлечения программистов.

В целом складывается ситуация, когда выполнять внедрение «по старинке» готовы только самые крупные игроки рынка, а малые и средние компании ставят на скорость и возможность самостоятельно быстро перенастраивать систему, в зависимости от текущих потребностей.

Тренд №3: Применение искусственного интеллекта

Порой кажется, что искусственный интеллект проник во все сферы жизни человека. Отчасти так и есть — он используется практически везде, где есть информационные технологии. На данном этапе развития, искусственный интеллект в СЭД — это услуга по требованию. К сожалению, она пока не вышла в массы — хотя ИИ и показывает хорошие результаты, но требует индивидуальной настройки, а не работает сразу, как, например, ассистент в мобильном телефоне или умной колонке.

Задачи, которые помогает решать ИИ, выглядят по разному, но все они сводятся к тому, чтобы ускорить и улучшить автоматизацию документооборота. Например, популярными решениями являются:

• распознавание данных в документах — система автоматически снимает данные с входящей документации и передает их дальше для обработки;
• классификация документов — автоматическое распределение документов с входящего канала по разделам или ответственным сотрудникам, значительно повышают производительность труда;
• заполнение типовых документов — программа намного быстрее человека и при этом без ошибок может вносить данные в различные бланки, договоры, карточки, квитанции и накладные;
• поиск и анализ — обработка текста с целью поиска определенных значений, ссылок, номеров телефонов.

Кроме этого, есть и более привычные функции, например, сравнение с шаблоном, проверка печатей, подписей и многое другое. При этом сравнение можно производить даже для бумажных версий документов. Чаще всего бизнес хочет автоматизировать распознавание документов — например, в почтовом клиенте — и автоматическое занесение в систему, а также заполнение различных типов документации и сравнение на соответствие правилам.

Тренд №4: Интеграция с BPM и CRM-системами, расширение функций бизнес-аналитики

В самом начале своего развития, системы электронного документооборота пытались повторять бумажное делопроизводство, которое в российской практике, как правило, является довольно закрытым. Это вызывало определенные неудобства и обесценивало главные преимущества СЭД — скорость работы, быстрый поиск и доступность документации на всех уровнях.

Текущий подход к использованию электронного документооборота выглядит уже совсем иначе — система тесно интегрируется с BPM и CRM-системами, а также другими сервисами. Это необходимо для быстрой и слаженной работы компании, выстраивающей сквозные бизнес-процессы, проходящие через все отделы и требующие подробного документального сопровождения на всех этапах.

Сегодня уже никто не рассматривает СЭД в качестве замкнутой системы, стоящей особняком от бизнес-процессов компании. Бизнес старается интегрировать документооборот в процессы предприятия и получить:

• актуальную информацию о платежах — CRM-система обеспечивает четкую связь клиента с документами;
• быстрые бизнес-процессы — интеграция с BPM и CRM-системами помогает избежать дублирования документации, использования устаревших версий документа и других ситуаций, снижающих скорость.

Тесная интеграция СЭД с остальными системами предприятия, включая внешние, это уже не тренд, а обыденность, необходимая для эффективной работы компании.

Поделиться

Короткая ссылка