Поделиться
Тенденции, преимущества и недостатки систем электронного документооборота СЭД
Развитие компьютерных технологий и их повсеместное внедрение в бизнес внесло свои коррективы в способы управления. К примеру, уже никого не удивит тот факт, что практически все документы, оформляемые в современном офисе, создаются и корректируются в электронном виде. Далеко не все фирмы полностью перешли на цифровой вариант документации, однако тренд налицо. Чтобы помочь читателям разобраться в нюансах технологии, ИТ-маркетплейс выпустил обзор, рейтинг и агрегатор тарифов на ЭДО.
Определимся в понятиях
Касаемо электронных документов в России получили распространение три аббревиатуры:
- ЭДО — электронный документооборот;
- СЭД — система электронного документооборота;
- ECM — Enterprise content management — управление корпоративным контентом.
Между этими тремя терминами есть разница, которую не всегда замечают. Например, ЭДО — это некоторое явление или технология в нашей жизни, а СЭД — это интерфейс (система) для работы с этим явлением/технологией. На практике же под ЭДО обычно понимают то же самое, что и СЭД, то есть программное обеспечение для работы с электронными документами. Однако применительно к ПО правильнее говорить все-таки СЭД.
ECM — это более широкое понятие, которое помимо СЭД подразумевает управление другими видами контента:
- записями и файлами,
- базой знаний для выполнения тех или иных бизнес-процессов,
- интернет-контентом (CMS – content management system – система управления контентом на сайте)
- и другие функции.
История развития электронного документооборота.
Такое понятие, как электронный документооборот, вошло в обиход достаточно недавно. Под ним понимают весь процесс жизни документа, проведенного в цифровом виде, то есть распечатка на бумагу исключена практически полностью. Начиная от оформления и заканчивая хранением в архиве — все это выполняется в электронном формате.
Изначально задачей первых систем была простая помощь в производстве документов. Вариант вытеснения бумажных аналогов вначале даже не рассматривался. Сдвиги в этой сфере появились лишь тогда, когда разработчики стали работать над созданием платформ, способных не только копировать процесс делового оборота, но и учитывать задачи, которые тот или иной документ призван решить. В результате появились первые системы электронного документооборота (СЭД) — программы, которые могут полностью организовать процесс работы бизнеса.
Зарождение ЭДО началось в 80-х годах. При этом фактически до конца ХХ века больших достижений на этом поприще не значится. Системы данного этапа можно охарактеризовать как разрозненные, не объединенные единым унифицированным стандартом.
Первые общие решения начали появляться в середине 90-х. Модели данных программ могли масштабироваться под задачи конкретного бизнеса. Изначально создавалось стандартизированное ядро программной оболочки, а затем компания начинала внедрение, дополняя основу требуемыми инструментами.
В 2000-х на российский рынок информационных технологий приходят мировые компании, разработчики Documentum и IBM Lotus, которые вводят новое понятие ECM (enterprise content management), что в переводе означает управление информацией предприятия. Главное, что отличает СЭД, относящиеся к ECM, — это разделение всей информации на две категории: сам документ и его содержание (контент). В обиход вводятся мета-теги, позволяющие обозначать значимую для предприятия информацию.
Электронный документооборот сегодня
Наращивание объемов документов, требуемых для ведения бизнеса, сделало просто необходимым введение ЭДО в современных крупных и средних предприятиях. В то же время развитие СЭД позволило им перенести большинство процедур, связанных с документацией, в цифровую среду. Можно выделить следующие области деятельности предприятия, покрываемые функционалом рассматриваемых систем:
- Общая корреспонденция — входящие и исходящие письма, контроль выполнения поручений, исходящая и внутренняя распорядительная документация;
- Кадровое оформление — строго нормированные бумаги, фиксирующие принятие на работу, назначение на должность, увольнение, командировку рабочих;
- Архив — последний этап существования цифровых документов. Переход на электронный документооборот позволяет существенно продлить период хранения;
- Коллегиальная часть. ИТ-документы упрощают проведение совещаний и деловых встреч.
- Взаимоотношения с клиентами и партнерами. Внешние документы, необходимые для заключения договоров. Фактически эту часть можно отнести к опциям СRM, включенным в инструментарий большинства СЭД.
Тенденции развития ЭДО
Постепенно электронный документооборот и системы СЭД приобретают все большую популярность. В настоящее время это достаточно дорогостоящее решение, от компании требуется приобретение качественной системы управления базами данных, дополнение их надежными средствами защиты информации и привлечение высококвалифицированных специалистов. Поэтому использование современных систем электронного документооборота — прерогатива средних и крупных предприятий. Снизить цену на внедрение такого инструмента помогут облачные решения, что многие специалисты отмечают во главе тенденций развития всех информационных технологий.
На втором месте, что не странно, стоит расширение функционала СЭД/ECM. Вскоре возможно подчинение подобным оболочкам не только делопроизводства, а и, к примеру, организации проектного управления.
Еще одно направление развития, присущее всем современным информационным системам — переход на мобильные устройства. Спрос на приложения по управлению информацией и документами возрастает как среди рядового состава, так и среди управляющих специальностей.
Не обошла СЭД и популярная ныне тема обучаемых машин и искусственного интеллекта. Уже сейчас многие оболочки могут анализировать информацию для помощи в принятии решений. К примеру, умный алгоритм способен самостоятельно оценивать и распределять входящую корреспонденцию.
Помимо всего можно упомянуть и рост значения электронной подписи. Постепенно такая верификация документов перебирается с экономической стези в юридическую. Уже сейчас ряд государственных электронных документов заверяется таким способом.
Преимущества ЭДО
Несмотря на достаточно высокую стоимость внедрения СЭД, подобные решения помогают компании существенно сэкономить. Если учесть затраты на бумагу, почтовое отправление и обслуживание офисной техники (принтеров, факсов), то становится очевидной выгода в использовании цифровых документов.
Электронные системы оборота улучшают сохранность данных. Распечатанная на бумаге информация может попросту потеряться. В электронном виде она будет храниться практически до бесконечности. Ее не уничтожит время и не повредит неосторожный сотрудник.
Вся регистрация документации происходит автоматически, поэтому можно легко отыскать нужные документы благодаря индивидуальным присвоенным номерам. Помимо высокой надежности хранения, таким образом, обеспечивается простота доступа. В результате снижается время на обработку требуемых данных.
Улучшенный мониторинг — еще один плюс от перехода на ЭДО. В любой момент можно узнать, кто с документом работал или работает. От этого растет дисциплина и ответственность каждого из специалистов.
Недостатки ЭДО
К сожалению, далеко не все ушли от использования бумажных документов. В особенности это распространено среди отечественных фирм. Сотрудничество с таким контрагентом сведет на нет все достоинства ЭДО.
Сказывается на популярности цифровых решений и их дороговизна. Не только внедрение, но и содержание в рабочем состоянии СЭД требует от предприятия немалых статей расходов. Кроме того, сотрудники, обслуживающие интерфейс, волей-неволей получают доступ к корпоративным данным. Наконец, возникает риск утечки информации. По этой причине к их подбору нужно относиться с ответственностью.
Поделиться
Короткая ссылка
