02 Декабря 2024 13:15 02 Дек 2024 13:15 |

Поделиться

Цифровизация документооборота: как бизнесу адаптироваться к изменениям законодательства

Для бизнеса несоблюдение законодательных требований в области ЭДО может обернуться серьезными рисками. Первичку устаревшего формата не примет и не передаст контрагенту оператор ЭДО, ФНС (Федеральная налоговая служба) признает недействительным неправильно подписанный документ и впоследствии наложит штрафы, из-за некорректной электронной подписи суд определит договор нелегитимным и примет решение в пользу другой стороны.

Поэтому вендоры ПО и компании, использующие электронный документооборот, регулярно отслеживают последние законодательные требования, чтобы своевременно дополнять функциональность информационных систем.

Какие правовые изменения нужно отслеживать при ЭДО

Требования к первичной учетной документации (ПУД)

ФНС старается учесть все нюансы проведения хозяйственных операций и плавно подводит бизнес к моменту, когда данные от компаний для расчета налогов будут автоматически поступать в системы регулятора. Преследуя эту долгосрочную цель, налоговая служба ежегодно вводит новые форматы и виды электронных документов, которые должны поддерживаться в системах по управлению корпоративным контентом.

Так, в феврале 2024 г. вступил в силу приказ ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@, утверждающий новый формат универсального передаточного документа (УПД). Все налогоплательщики должны будут перейти на него с 1 апреля 2025 г. К указанной дате информационные системы компании уже должны поддерживать эти изменения. Важно учитывать, что формат корректировочных документов (УКД) еще не адаптирован под новые требования и компании продолжают оформлять его по предыдущему приказу ФНС от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@.

Изменения в форматах документов прослеживаемых товаров

Импортеры и продавцы конкретных категорий товаров, ввозимых из-за рубежа, обязаны соблюдать правила по прослеживаемости продукции: добавлять в документы определенные данные — реквизиты прослеживаемости. Регламенты помогают пересылать в НСПТ (национальную систему прослеживаемости товаров) информацию о товарах в корректном виде. Указанные нормы влияют на оформление счетов-фактур и УПД, которые нужно создавать и передавать контрагентам только в электронном виде.

В уже упомянутом приказе № ЕД-7-26/970@ ФНС ввела новые требования к оформлению документов для прослеживаемых товаров. В обновленном формате УПД и счета-фактуры появился дополнительный реквизит — стоимость товара, подлежащего прослеживаемости без НДС. При этом в текущем формате УКД такое поле не предусмотрено, параметр можно указывать в элементе «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 2 (ИнфПолФХЖ2)».

Кроме того, ежегодно добавляются новые категории товаров, которые подлежат маркировке и прослеживаемости. Все эти изменения должны учитываться при оформлении бухгалтерских документов на такую продукцию, а значит, быть реализованными в информационных системах компании.

Корректировки в формах документов

Чтобы корректно визуализировать электронные документы, существуют требования к их форме. С октября 2024 г. изменилась форма счета-фактуры. Новый вариант утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096. В форме поменялось наименование строки 5а, а также появилась графа 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях».

Изменения в работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД)

С сентября 2024 г. сотрудники организаций могут подписывать корпоративные документы (от имени организации) только электронной подписью физического лица с МЧД. Поэтому системы для управления корпоративным контентом должны учитывать работу с машиночитаемой доверенностью и включать в функциональность новые варианты ее использования, например, возможность обмена документами, подписанными МЧД, с ФНС и СФР (Социальным фондом России).

Корректировки, связанные с ЭП

Государство активно регламентирует использование электронной подписи (ЭП). Например, в письме от 17.07.2024 N ЗГ-2-26/10319 ФНС разъяснила, что подписывать первичку в электронном формате обезличенной ЭП нельзя, так как при этом не выполняются условия Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обезличенная электронная подпись не позволяет идентифицировать лицо, ответственное за подписание документа и подтверждение совершения факта хозяйственной жизни. В корпоративной информационной системе эти требования можно реализовать, сделав невозможным подписание ПУД обезличенной ЭП, а только квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Изменения в архивном хранении документов

Долговременное хранение электронных документов — одна из сфер ЭДО, в которой за последнее время произошли существенные законодательные изменения. Главным нововведением стал приказ Росархива N 77 от 31.07.2023. Он регламентирует организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В приказе Росархива отражены и новые требования к системам хранения электронных документов (статья 137). СХЭД должна хранить электронные архивные документы вместе с метаданными, обеспечивать процессы конвертации и/или миграции электронных архивных документов вместе с метаданными, формировать проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также формировать уведомления об истечении сроков хранения электронных архивных документов.

Какие изменения ожидать в скором времени

Первичка и вторичка

В 2025 г. будет реформирован обмен вторичными или технологическими документами, сопровождающими первичку: квитанциями, извещениями о получении документа, уведомлениями об уточнении и т.д. С апреля следующего года должен вступить в силу приказ о замене технологических документов универсальными сообщениями, которые будут подтверждать факт доставки первичного документа. Формат сообщений еще прорабатывается регуляторами, но уже сейчас понятно, что регламент обмена ими будет совершенно иным.

Кроме того, ожидается появление формата УКД, адаптированного под новый формат УПД в рамках приказа ФНС № ЕД-7-26/970@. Также будет скорректирован обновленный формат универсального передаточного документа в части налоговых ставок по УСН (упрощенная система налогообложения). Изменения обусловлены новой редакцией Налогового кодекса, вступающей в силу с января 2025 г.

Электронные перевозочные документы

Большой пласт грядущих изменений связан с созданием национальной цифровой транспортно-логистической платформы (НЦТЛП), которая поможет транспортным компаниям оформлять необходимые для грузоперевозок цифровые документы. Платформа позволит обмениваться информацией о перевозках со странами АСЕАН, БРИКС, ШОС и ЕАЭС.

Тестирование новой информационной системы стартовало в августе 2024 г. и продлится до июня 2025 г. Одна из целей работы — внедрение ЭДО на всех этапах грузоперевозок, которые ведутся автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным транспортом. Также в ходе эксперимента будет апробирована технология выдачи разрешительных и товаросопроводительных документов через механизм «одного окна».

Долговременное хранение документов

Самая долгожданная правовая инициатива в этой области — законопроект № 1173189-7, вносящий изменения в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он разрешает хранить заверенные ЭП электронные дубликаты и скан-копии бумажных документов вместо подлинников. Таким образом компании смогут полностью отказаться от архивного хранения бумажных экземпляров. Закон обсуждается с 2021 г., но пока еще не принят.

Как гарантировать соответствие систем новым регулятивным требованиям

Для компаний доступны два способа реализации нововведений в системах управления корпоративным контентом и СХЭД. В первом случае в структуре бизнеса выделяется команда сотрудников, чья цель — отслеживать правовые инициативы, анализировать их и адаптировать систему под требования. Такой вариант требует постоянных финансовых затрат на организацию и оплату работы внутренних специалистов.

Во втором случае компания приобретает цифровое решение, вендор которого на постоянной основе следит за законодательными изменениями, оперативно поддерживает их и уведомляет об этом заказчика. При этом подходе бизнес также наблюдает за правовыми инициативами в своей отрасли, но обладает уверенностью, что разработчик ИТ-продукта вовремя реализует нормативные требования.

Сегодня многие организации продолжают использовать решения зарубежных производителей, ушедших с российского рынка. В такой ситуации компания актуализирует софт своими силами или с помощью подрядчика, если ей доступен исходный код ПО. Если же модификация импортного продукта невозможна, то бизнесу для соблюдения регулятивных изменений лучше перейти на отечественный продукт.

Заключение

Российское законодательство в области ЭДО интенсивно меняется, и бизнесу не просто отслеживать все требования, которым должны соответствовать информационные системы. Более рациональным шагом может стать выбор ИТ-продукта, в котором гарантированно соблюдаются последние правовые нормы.

Комплекс решений для управления цифровыми документами «Цитрос» регулярно обновляется в соответствии с законодательными изменениями. Система юридически значимого электронного документооборота «Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет создать доверенную среда обмена электронными документами и взаимодействия с сервисами ЭДО. Продукт поддерживает последние форматы электронных документов, в том числе электронных транспортных накладных и МЧД, обеспечивает юридически значимый обмен с шестью операторами ЭДО, ФНС и взаимодействие с системой мониторинга «Честный знак».

Система долговременного хранения «Цитрос Архив» помогает организовать гибридное хранение бумажных и электронных документов, обеспечивая юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения и соблюдение правил приказа Росархива от 31 июля 2023 г. №77.

Поделиться

Короткая ссылка