Корпоративные мессенджеры

От 200 руб/мес

Передовое

решение

Low-code

от 667 руб.

Цифровая трансформация

с ELMA365

IBP

по запросу

Универсальная CPM/EPM

self-service платформа

Kubernetes

От 5,95 руб / час

№1 в рейтинге провайдеров

SLA 99,98%, 152-ФЗ

IaaS

от 490руб./мес

VMware / ПО РФ

SLA 99,95% Pay-as-you-go

Корпоративные мессенджеры

от 250 руб/мес

Защищенная платформа

коммуникаций

IaaS

По запросу

По вашим правилам

Dedicated, SaaS/PaaS

  • Low-code

    от 667 руб.

    Цифровая трансформация

    с ELMA365

  • IBP

    по запросу

    Универсальная CPM/EPM

    self-service платформа

  • Kubernetes

    От 5,95 руб / час

    №1 в рейтинге провайдеров

    SLA 99,98%, 152-ФЗ

  • IaaS

    от 490руб./мес

    VMware / ПО РФ

    SLA 99,95% Pay-as-you-go

  • Корпоративные мессенджеры

    от 250 руб/мес

    Защищенная платформа

    коммуникаций

  • IaaS

    По запросу

    По вашим правилам

    Dedicated, SaaS/PaaS

  • HRM

    от 8500 руб.

    HCM-платформа

    для автоматизации HR

  • IaaS

    от 249,95 руб.

    Для любых задач

    Оплата pay-as-you-go

  • DBaaS

    От 3,98 руб./час

    №1 в рейтинге DBaaS

    SLA 99,95%, 152-ФЗ, PCI DSS

HRM

от 8500 руб.

HCM-платформа

для автоматизации HR

IaaS

от 249,95 руб.

Для любых задач

Оплата pay-as-you-go

DBaaS

От 3,98 руб./час

№1 в рейтинге DBaaS

SLA 99,95%, 152-ФЗ, PCI DSS

IP-телефония

от 0 руб.

Продуманная связь

для вашего бизнеса

ВКС

от 250 руб/мес

Платформа корпоративных

коммуникаций

BPM

от 12 000 руб/год

Цифровые процессы

с комфортом для людей

IaaS

По

Облако VMware/Брест

ФЗ-152, SLA 99,99%

Раис Ахкямов, ELMA: Мы переосмыслили СЭД и создали единое пространство для работы с документами, доверенностями и МЧД

ПО Бизнес Телеком Интернет Цифровизация ИТ в банках ИТ в госсекторе Ритейл Маркет

Возможность добровольного использования МЧД (машиночитаемых доверенностей) появилась более года назад, в марте 2022 г. Несмотря на то, что окончание переходного периода несколько раз сдвигалось, согласно закону «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», принятому 19 декабря 2022 г., использование квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей без применения машиночитаемой доверенности завершается 31 августа 2023 г. А это значит, что с 1-го сентября применение МЧД станет обязательным как для юридических лиц, так и для ИП. 

До вступления в силу законодательных изменений остается четыре месяца, однако не все представители бизнеса готовы начать использовать МЧД раньше установленных сроков. По результатам опроса, проведенного Экспертным советом «Электронные документы – эффективная экономика» в марте-апреле 2023 г., только 7% компаний из числа участников исследования уже частично перешли на МЧД и еще 5% планируют осуществить переход до конца второго квартала 2023 г. При этом чуть меньше четверти участников (23%) и вовсе рассматривают вариант внедрения МЧД только после окончания переходного периода.

Такое разнообразие мнений свидетельствует о наличии множества сложностей, сопутствующих внедрению машиночитаемых доверенностей в бизнес-процессы компаний. Во многом это связано с необходимостью выделения дополнительных ресурсов на перевыпуск еще действующих сертификатов квалифицированной электронной подписи для конкретного сотрудника, оформление самой доверенности в машиночитаемом виде, адаптацию уже работающих СЭД/ECM или внедрение новых импортонезависимых решений. Небольшая часть компаний уже приступила или планирует приступить к созданию своих конструкторов МЧД, но более половины опрошенных выразили желание использовать решение внешнего подрядчика.

Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM и член Ассоциации РОСЭУ

Об опыте создания единого пространства для работы с документами, доверенностями и МЧД на базе СЭД/ECM-системы поделился Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM и член Ассоциации РОСЭУ.

Как все устроено: внедрение МЧД в ECM-пространство

Мы, как вендор, видим МЧД частью ECM пространства. Поэтому сразу отказались от выпуска «костылей» и приступили к развертыванию функционала внутри платформы.

Решение «МЧД», реализованное на базе ELMA365 ECM, является внутренним разделом системы и состоит из двух модулей: «Управление МЧД» и «Работа с МЧД», в которых содержатся преднастроенные действия для бизнес-процессов.

Для удобства развертывания и ускорения запуска бизнес-процессы состоят из готовых low-code блоков. Это позволяет в кратчайшие сроки автоматизировать работу с МЧД и, в том числе, зарегистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС.

К числу готовых бизнес-процессов, реализованных в разделе управления МЧД, относятся:

  • Создание МЧД;
  • Копирование МЧД;
  • Перевыпуск МЧД;
  • Регистрация МЧД в распределенном реестре;
  • Проверка входящей и исходящей МЧД;
  • Синхронизация полномочий;
  • Подписание МЧД.

Возможность подписания УКЭП встроена в ECM-систему — используется подключенный криптопровайдер, все данные подтягиваются автоматически, поэтому у пользователя нет необходимости переключаться между системами и вручную прокликивать и искать сертификаты. На текущий момент мы поддерживаем КриптоПро, myDSS, Sign Me, НУЦ РК, Удостоверяющий центр Контур и ViPNet Client. Совсем скоро ожидаем интеграцию с Госключ.

С точки зрения ФНС МЧД может быть подписана форматом подписи CAdES-BES. Такая подпись подтверждает только сам факт подписания доверенности без учета времени.

Инструмент обеспечения долговременного хранения с сохранением юридической значимости

Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи мы используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени.

Технология улучшения также работает и для входящих доверенностей. В ситуации, когда контрагент использует подпись в формате CAdES-BES, при получении ее на наш сервер мы можем произвести улучшение, проставить метку времени и таким образом обеспечить долговременное хранение с возможностью валидации. Технология также применяется в нашем решении Долговременный архив, за счет чего мы можем подтверждать валидность подписи в долгосрочной перспективе.

Управление МЧД и полномочиями

Добавить машиночитаемую доверенность в ELMA365 ECM можно через готовую форму.

Сама форма является абсолютно человекочитаемой, имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически «подтянута» из внутренних корпоративных справочников.

При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД.

Формирование XML-файла МЧД в системе

На текущий момент мы поддерживаем формат ФСС, форматы ФНС B2G и B2B. Релиз формирования доверенности в формате версии 002 мы планируем на май, а уже в июле 2023 г. добавим в решение поддержку формата версии 003.

Просмотр машиночитаемой доверенности возможен в виде привычной для человека карточки документа. В карточке отображается информация о доверенности: тип, номер, кем она подписана, кому и на что предоставлены полномочия, а также срок начала и окончания ее действия и текущий статус. Здесь же можно извлечь сам XML-файл и файл подписи. При необходимости можно создавать новые доверенности, а устаревшие будут переносится в архив.

Просмотр карточки МЧД в человекочитаемом виде

В решение заложен Классификатор полномочий и реализована возможность синхронизации с Классификаторами на случай их обновления или изменения.

Встроенный Классификатор полномочий

Автоматизация выпуска и проверок МЧД

Автоматизированный выпуск реализован в двух сценариях:

  • Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение.
  • Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут «подтягиваться» автоматически.

Выпускать МЧД, безусловно, можно через сервисы ФНС или Оператора ЭДО. Однако их функционал существенно отличается, и если вы, например, пользуетесь несколькими Операторами, то может настать момент, в котором вы «упретесь» в разницу интерфейсов, возможности унификации процесса и необходимость управления всеми доверенностями за рамками контура Оператора ЭДО. Взаимная интеграция, созданная на базе ELMA365 ECM, позволяет консолидировать всю работу с документами и доверенностями в одном интерфейсе.

В функционал модуля «МЧД» также включены возможности копирования/перевыпуска и автопродления машиночитаемой доверенности. По сути мы используем те же готовые бизнес-процессы, но с изменяющимися входными параметрами.

Перевыпуск доверенности в интерфейсе ELMA365 ECM при необходимости внесения изменений в МЧД

На уровне бизнес-процессов low-code позволяет добавлять различные блоки и таймеры. Например, мы можем задать таймер «Ожидание окончания МЧД», который будет ориентироваться на срок действия доверенности. После срабатывания таймера процесс перевыпуска МЧД запустится автоматически.

Поддержка по законодательству

Со стороны вендора у нас сформирована выделенная команда, которая состоит из аналитиков и пула разработчиков, специализирующихся на теме МЧД. Члены продуктовой команды участвуют в рабочих группах и экспертных сообществах совместно с ФНС, Министерством цифрового развития РФ и представителями отраслевых Ассоциаций, например РОСЭУ.

В рамках рабочих групп мы имеем возможность вносить свои предложения к текущим или планируемым законодательным актам, форматам МЧД и другим практическим и методическим материалам. Это позволяет нам непрерывно поддерживать актуальность решения, соответствовать всем нормативным требованиям и быстро реагировать на их изменения.

Варианты интеграции с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС

По текущему законодательству, и тут мы опираемся на комментарии представителей ФНС в рамках рабочих групп, корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром. Поэтому для автоматизированной работы с МЧД бизнесу необходимо произвести интеграцию через узлы Операторов ЭДО.

ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и взаимодействует с их узлами связи через API.

Сейчас мы поддерживаем API Контур.Диадок, и к концу переходного периода будет выпущена интеграция со СФЕРА Курьер.

Существует ряд компаний, которые могут поддерживать свой локальный узел клиента для работы с распределенным реестром. Это означает, что компания подключается напрямую к системе, созданной ФНС, создает защищенный канал связи и обеспечивает синхронизации всех требований по выпуску и работе с МЧД. В таком случае вендор СЭД/ECM могут совместно с клиентом создать API для синхронизации машиночитаемых доверенностей с внутренними процессами электронного документооборота.

Плюсы единого пространства

Организовать работу с МЧД можно несколькими способами — через Оператора ЭДО, самостоятельно используя сервисы ФНС или же настроив готовый модуль для вашей ECM-системы. Создание единого пространства для работы с документами, доверенностями, электронными подписями и МЧД существенно сокращает как временные, так и финансовые затраты на управление несколькими разрозненными решениями.

Low-code ECM-система позволяет настроить процессы согласно внутренней бизнес-логике и учесть все возможные особенности документооборота в компании.

Оператор ЭДО Сервис ФНС ELMA365 ECM
Формирование машиночитаемой доверенности Опционально Вручную Процесс
Подписание машиночитаемой доверенности Опционально Нет Процесс
Загрузка машиночитаемой доверенности в общее хранилище Вручную Вручную Авто
Хранение машиночитаемой доверенности Опционально Да Да
Привязка доверенности к сотруднику Вручную Нет Авто
Выбор доверенности к для привязки к документу при отправке Вручную Нет Процесс или Авто
Проверка подписи и сроков действия доверенности Авто Вручную Процесс или Авто
Проверка полномочий Вручную Вручную Процесс или Авто
Сверка реквизитов доверенности и документа Частично Нет Процесс или Авто
Перевыпуск доверенности Опционально Нет Да
Единое окно для работы со всеми документами Нет Нет Да
Возможность использования в качестве бэк сервиса для работы с распределенным реестром ФНС Нет Нет Да

Резюмируем

Функционал ECM-систем позволяет начать пользоваться машиночитаемыми доверенностями «не выходя из кабинета», а модули интеграции с операторами ЭДО и платформой ФНС помогают замкнуть процесс от создания до получения в одном контуре — синхронизируя работу внутреннего и внешнего документооборота.

Срок переходного периода подходит к концу, и перестройка процессов, во многом, неизбежна. Отладить полноценную работу ЭДО и адаптировать рыночные решения под бизнес-логику компании. ELMA365 ECM, опираясь на опыт и экспертизу, поможет наладить полноценную работу ЭДО, адаптировать внутрикорпоративную ИТ-инфраструктуру под новые требования и подготовиться к вступлению в силу законодательных изменений.

Изучить возможности преднастроенных бизнес-процессов и начать работу с МЧД в ECM-системе уже сегодня можно, воспользовавшись бесплатной триал-версией.

erid:Pb3XmBtztBLjMo1SMJJEiAKegzo8HRRbcsg9MXkРекламодатель: ООО «ЭЛМА»ИНН/ОГРН: 1831197044/1191832028332Сайт: https://elma365.com/

Короткая ссылка