Поделиться
Чем отличаются платформы КЭДО друг от друга? Обзор ключевых характеристик
Рейтинг КЭДО 2024, составленный аналитиками ИТ-маркетплейса Market.CNews, выявил существенные различия в функционале решений, разработанных российскими вендорами. О ключевых из них речь и пойдет в данной статье.
При выборе КЭДО следует обращать внимание на функциональность решения, наличие инструментов для работы с документами и их согласования, возможности по автоматизации ЭДО, интеграции с другими системами и другие опции.
Поддержка федерального и региональных производственных календарей
КЭДО завязан на производственный календарь в плане расчета отпусков, рабочих часов, выходных дней и др. показателей. При этом в регионах производственный календарь может отличаться от федерального.
Поддержка федерального и региональных производственных календарей позволяет учитывать различия в рабочих днях и праздниках в разных регионах страны. Это особенно важно для компаний с филиалами в различных регионах, так как они могут иметь разные графики работы и выходные дни.
График отпусков: тут множество нюансов
КЭДО позволяет удобно управлять графиком отпусков. Система помогает собрать предложения о желаемых датах отпусков от сотрудников, автоматически отслеживает пересечения в этих датах и показывает, когда сотрудник может взять отпуск без ущерба для работы коллектива.
Система также учитывает лимиты по типам отпуска, такие как основной, дополнительный, учебный и т.д., и позволяет настроить правила выбора доступных периодов для сотрудников. Эти правила могут быть настроены работодателем в соответствии с политикой компании и законодательством.
Кроме того, КЭДО позволяет автоматически отправлять уведомления сотрудникам о необходимости планирования отпуска, а также напоминания о приближающихся датах начала отпуска. Это помогает избежать путаницы и недоразумений между сотрудниками и руководством.
ВАЖНО! Каждую вышеуказанную функцию следует отдельно проверять в решении каждого из вендоров!
Сроки подписания документов и их настройка
В наиболее прогрессивных КЭДО возможна настройка различных сроков для подписания документов, включая автоматическую отмену в случае нарушения этих сроков. Это означает, что если документ не будет подписан в установленный срок, он автоматически будет отменен или возвращен на доработку.
Такая функция очень полезна для организаций, где требуется строгое соблюдение сроков подписания документов. Она помогает предотвратить задержки и ошибки при обработке документов, а также обеспечивает более эффективное управление рабочими процессами.
Также КЭДО может автоматически отправлять уведомления о приближающемся сроке подписания документа, что помогает сотрудникам своевременно выполнять свои задачи.
Разделение доступа сотрудников
С точки зрения безопасности важно проверить возможность разделения доступа конкретных кадровых сотрудников к заявкам сотрудников в соответствии с их профилем доступа. Это означает, что каждый сотрудник отдела кадров может видеть только те заявки, которые относятся к его зоне ответственности или роли в компании.
Такое разделение доступа помогает обеспечить конфиденциальность информации и предотвратить несанкционированный доступ к данным. Оно же позволяет оптимизировать рабочие процессы, так как каждый сотрудник будет заниматься только теми задачами, которые ему поручены.
И вновь отметим преимущества уведомлений: КЭДО может автоматически отправлять уведомления о новых заявках сотрудникам, которые имеют право на их просмотр и обработку. Это помогает избежать задержек и ошибок при обработке заявок.
Массовое подписание документов
Массовое подписание документов особенно актуально для компаний с большим количеством сотрудников, где требуется подписание большого количества документов, таких как трудовые договоры, приказы и распоряжения.
С помощью КЭДО можно значительно ускорить этот процесс и избежать задержек, связанных с физическим перемещением бумажных документов.
Настройка заместителей
Данная опция означает, что для каждого типа документа можно определить конкретного заместителя, который будет иметь право подписывать этот документ в отсутствие руководителя.
Такая функция очень полезна для организаций, где руководитель не всегда может присутствовать на рабочем месте или где требуется быстрое принятие решений по определенным видам документов. Она помогает обеспечить непрерывность рабочего процесса и оперативное решение задач.
Логические ограничения в работе с документами
Лидеры рейтинга КЭДО 2024 позволяют настроить логические ограничения при формировании заявлений. Речь о том, что можно задать определенные условия, которые должны быть выполнены перед тем, как заявление будет сформировано и отправлено на рассмотрение.
Например, можно установить ограничение на минимальный стаж работы сотрудника для подачи заявления на отпуск (обычно — полгода) или на максимальный размер премии, которую можно запросить. Также можно настроить автоматический расчет выплат по больничному листу в зависимости от стажа и заработной платы сотрудника.
Такие логические ограничения помогают предотвратить ошибки при формировании заявлений и обеспечивают более точный и справедливый подход к распределению ресурсов компании.
Наличие статистики и аналитика
В современных КЭДО существует возможность сбора статистических данных и проведения аналитики. Она позволяет отслеживать эффективность работы системы, выявлять проблемы и принимать решения на основе полученных данных.
Статистика отражает количество обработанных документов, время обработки каждого документа, количество ошибок при работе с системой и другие. Эти данные используются для оптимизации процессов документооборота и повышения эффективности работы сотрудников.
Что касается аналитики, то она дает возможность проводить более глубокий анализ данных. Например, можно изучить динамику изменения количества обработанных документов за определенный период времени или выявить наиболее частые ошибки при работе с системой. Аналитика также может помочь определить причины возникновения проблем и предложить решения для их устранения.
Параллельное согласование документов
Параллельное согласование документов — это процесс, при котором несколько пользователей одновременно работают над одним и тем же документом. Такой подход позволяет ускорить процесс согласования и принятия решений, так как каждый участник может внести свои замечания и предложения без необходимости ждать своей очереди.
При параллельном согласовании документов в КЭДО каждый пользователь имеет доступ к одному и тому же документу, но может работать независимо от других участников. Все изменения, внесенные каждым участником, отображаются в режиме реального времени для всех остальных пользователей. Это позволяет избежать дублирования работы и ускоряет процесс согласования.
Автораспознавание типов документов и текста в них
Автоматическое распознавание типов документов и текста позволяет системе автоматически определять тип документа и извлекать из него необходимую информацию.
Этот процесс включает в себя следующие этапы:
- Распознавание типа документа за счет анализа структуры документа, его формата или шаблона.
- Извлечение текста с помощью оптического распознавания символов (OCR) или других методов.
- Классификация текста по категориям, таким как имя сотрудника, должность, дата рождения и т.д.
- Поиск и анализ информации: определенных ключевых слов или фраз в тексте, анализ контекста.
Автоматическое распознавание позволяет значительно ускорить процесс обработки документов и уменьшить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных. Кроме того, это помогает улучшить качество данных и упростить поиск нужной информации.
Заключение
Современные платформы КЭДО обладают достаточно широким спектром возможностей, которые позволяют автоматизировать процессы кадрового делопроизводства и управления персоналом.
Все эти функции помогают повысить эффективность работы организации, ускорить процессы документооборота, снизить количество ошибок и повысить качество принимаемых решений.
Поделиться
Короткая ссылка
