27 Апреля 2024 11:29 27 Апр 2024 11:29 |

Последние законодательные инициативы в ЭДО

Маркет

Развитие информационных технологий и цифровизация процессов не только определяют темпы экономического развития, но и формируют новые стандарты ведения бизнеса и взаимодействия между участниками рынка. В статье рассмотрены последние законодательные изменения в области электронного документооборота (ЭДО), включая введение Машиночитаемых доверенностей (МЧД), маркировку и прослеживаемость товаров, а также обязательное использование ЭДО для государственных учреждений и перспективы внедрения обязательного кадрового ЭДО к 2025 г.

Внедрение МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, созданный в формате XML, который устанавливает полномочия сотрудника для представления интересов работодателя перед третьими лицами.

МЧД не требует печати или копирования на сменные носители. Он просто включается в пакет электронных документов и передается через интернет. Для юридической силы документа необходима подпись директора с его собственным ключом электронной подписи (УКЭП).

Для подписания любого электронного документа требуется ключ электронной подписи (КЭП).

Сертификат может быть выдан руководителю или другому сотруднику организации (бухгалтеру, юристу, кадровику, специалисту по тендерам и т. д.). В связи с тем, что директор не всегда присутствует в офисе и часто занят более важными делами, целесообразно иметь несколько уполномоченных лиц с КЭП для поддержания операционных процессов на предприятии.

Развитие информационных технологий и цифровизация процессов не только определяют темпы экономического развития, но и формируют новые стандарты ведения бизнеса

До 1 сентября 2023 г. удостоверяющие центры выдавали сертификаты сотрудникам с реквизитами юридического лица или индивидуального предпринимателя. Теперь процедура немного изменилась.

Действующие электронные подписи сотрудников, полученные по старым правилам, могут использоваться до истечения срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 г. (согласно закону от 4 августа 2023 г. № 457-ФЗ). Начиная с 1 сентября 2023 г. новые сертификаты выдаются только физическим лицам без привязки к конкретному работодателю. При отправке документов, подписанных такой электронной подписью, необходимо приложить машиночит.

Маркировка и прослеживаемость товаров

Закон, регулирующий маркировку и прослеживаемость товаров в электронном документообороте (ЭДО), — Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Согласно этому закону, с 1 января 2022 г. все участники оборота товаров, подлежащих прослеживаемости, обязаны использовать электронный документооборот (ЭДО) для проведения ряда операций и взаимодействия с органами государственного контроля.

Основные моменты, вводимые новым законом:

новые реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указываемые в отношении отслеживаемых товаров, основной из которых — регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);
требование от продавцов необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде при реализации товаров;
требование от налогоплательщиков представления в Федеральную налоговую службу (ФНС) отчета об операциях, осуществляемых с прослеживаемыми товарами.

В рамках усиления контроля финансовых и товарных потоков была разработана Национальная система прослеживаемости товаров (НСПТ) для учета ввозимых в Россию товаров и операций, связанных с их оборотом.

Изменения в ЭДО для HoReCa

Изменения в электронном документообороте (ЭДО) для HoReCa включают следующие аспекты:

С 1 декабря 2023 г. предприятия HoReCa должны самостоятельно подтверждать прием товаров от поставщиков. Для этого необходимо заключить договор с оператором ЭДО и зарегистрироваться на сайте системы «Честный Знак».
Схема приема товаров с маркировкой теперь выглядит так: поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД) с кодами маркировки, отправляет его предприятию HoReCa через оператора ЭДО и передает товар. HoReCa получает продукцию, сравнивает коды маркировки на товарах с указанными в УПД и подписывает документ, если коды совпадают.
Если предприятие HoReCa использует маркированные товары для собственных нужд, оно должно вывести их из оборота самостоятельно через ЭДО или вручную в течение трех рабочих дней после использования.
Для продажи маркированных товаров на кассе предприятиям HoReCa необходимо зарегистрироваться на платформе «Честный Знак», подключить кассу к оператору фискальных данных (ОФД) и сканировать коды маркировки при продаже товаров.

ЭДО стал обязательным для бюджетных учреждений

Электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным для бюджетных учреждений с 1 января 2023 г. Это означает, что вместо традиционного бумажного документооборота, когда документы передаются и обрабатываются вручную, бюджетные организации должны использовать электронные технологии и системы обмена информацией.

Основные компоненты ЭДО в бюджетных учреждениях включают:

Электронные первичные учетные документы — счета, акты, приказы, протоколы и другие документы, созданные для учета и фиксации различных транзакций и операций в бюджетной сфере.
Регистры бухгалтерского учета — электронные журналы и книги, в которых ведется учет финансовых операций, движения денежных средств, доходов и расходов.
Системы электронного обмена — специальные программы и системы для передачи электронных документов между участниками бюджетного процесса, обеспечивающие безопасность и конфиденциальность данных.

Переход на ЭДО в бюджетной сфере происходит поэтапно, предоставляя организациям время на подготовку к внедрению новых технологий.

Кадровый ЭДО может стать обязательным к 2025 г.

В 2018 г. Минтруд провел эксперимент по переводу документов в электронную форму среди крупных компаний. В 2020 г. состоялся второй эксперимент, в котором участвовали все желающие работодатели. В результате 153 организации отказались от бумажного документооборота. Минтруд разрешил использовать кадровый ЭДО любым негосударственным компаниям.

Третий раунд эксперимента по внедрению КЭДО (кадрового электронного документооборота) может привести к тому, что эта система станет обязательной для всех организаций. В июне 2024 г. Министерство труда подведет итоги эксперимента и завершить доработку портала «Работа в России». Если не возникнет новых проблем, КЭДО станет обязательным для всех работодателей.

Внедрение единых форматов кадровых документов также способствует переходу на КЭДО, так как это позволит государственным органам автоматически проверять электронные документы на предмет корректности. Предыдущий опыт использования ЭДО (электронного документооборота) с контрагентами показывает, что после внесения изменений в налоговое законодательство появились требования выставлять электронные счета-фактуры по определенным операциям, например, с маркированными товарами.

Заключение

В заключение можно подчеркнуть значимость последних законодательных инициатив в области электронного документооборота (ЭДО) и их влияние на деловые процессы и регулирование в современной экономике. Введение Машиночитаемых доверенностей (МЧД), маркировка и прослеживаемость товаров, а также обязательное использование ЭДО для бюджетных учреждений — все это отражает стремление к улучшению эффективности, безопасности и прозрачности бизнес-процессов.

Одним из важных направлений развития является также обязательное внедрение кадрового ЭДО к 2025 г. Это дополнительный шаг в цифровизации и оптимизации управления персоналом, который будет способствовать повышению эффективности HR-процессов и улучшению условий труда для сотрудников.

В целом, эти новые законодательные меры отражают стремление государства к созданию более открытой, эффективной и безопасной бизнес-среды, а также подчеркивают важность использования современных технологий в сфере управления документами и процессами.

Короткая ссылка